Automação Comercial

O conceito

O conceito de automação comercial descreve como o uso de recursos de informática para a execução de comandos, funções e processos típicos da atividade comercial, tais como as relacionadas a preços, quantificações, controle de estoque, emissões de notas fiscais e cupons fiscais, preenchimento de cheques e outros documentos, entre outras atividades. Automação nada mais é do que estabelecer meios para que comandos e funções sejam executados sem a intervenção humana, de uma maneira mais segura, rápida e eficiente. Portanto, em tese, os sistemas de automação comercial permitem aumentar lucros e diminuir perdas. Baixe nosso Catalogo de Automacao Comercial 2012.

Objetivo

A automação comercial é um processo que visa à mecanização, a desburocratização e a busca pela Excelência de um ponto de venda, que abrange desde a entrada da mercadoria até a saída da mesma.

Não pode ser entendida pela instalação simples de equipamentos, mas sim como um projeto complexo que pode levar a empresa a ter aumento em seus lucros ou uma ferramenta capaz de levar o comerciante à falência.

A automação causará grande impacto na sociedade com repercussões positivas e negativas. Tanto gerará desemprego, como desencadeará uma demanda de mão-de-obra especializada. Em um processo de automação comercial, várias pessoas e processos estarão envolvidos direta ou indiretamente. É importante salientar que a diretoria e/ou pessoas com poder de decisão deverão estar integradas ao projeto, participando de todas as suas fases e dificuldades.

Automação Comercial pode ser entendia como um esforço para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automáticos, realizados por uma máquina. Isto que dizer que, tarefas que são executadas por pessoas e passiveis de erro como digitação de preço dos produtos, quantidade de itens, uma simples anotação do peso de uma mercadoria ou mesmo o preenchimento de um cheque, na automação comercial são feitas por computador com total eficiência e maior velocidade.

A automação está totalmente ligada à tecnologia e quando falamos em tecnologia falamos na elevação do nível de conhecimento, novos recursos e consequentemente novos investimentos. Não devemos entender que automatizar é sinônimo de demissão de funcionários, mas devemos lembrar que esses deverão ser reciclados e às vezes remanejados. Ela não deve ter como objetivo principal a eliminação de pessoas, mas sim maior produtividade, controle e qualidade; fatores que desencadearão um aumento de lucros.

No Brasil, a automação como um todo, é ainda uma questão delicada, pois pode agravar ainda mais o problema de desemprego e por outro lado, pode aumentar a produção e diminuir custos, o que é fundamental para superar a crise que ainda enfrentamos.

No intuito de ajudar a decifrar dúvidas quanto ao processo de automação do seu estabelecimento e, sobretudo, mostrar que automatizar é muito mais do que substituir a antiga caderneta por um computador, criamos esta área especial.

Aqui você poderá ver cada uma das etapas que envolvem o processo de automação, sugerindo alguns procedimentos importantes, como rever conceitos e a analisar profundamente cada um dos setores de sua loja para saber exatamente de que forma deve encaminhar a automação do estabelecimento.

A automação comercial é um dos setores mais promissores para o mercado de tecnologia. Agilizar vendas, controlar o fluxo de negócios e conhecer bem os clientes é a meta de qualquer organização, independentemente do tamanho da empresa.

A Tecnovendas – empresa especialista em automação comercial selecionou as principais informações que você deve saber sobre automação comercial. Se você é um comerciante competitivo e preocupado com a qualidade dos serviços prestados e com o lucro de seu estabelecimento, você deve ler estas informações preciosas.

Breve Histórico

Lembra-se da antiga máquina registradora?

As caixas registradoras mecânicas e eletromecânicas foram as precursoras da automação comercial e causaram uma verdadeira revolução na gestão do comércio. Em seguida, acompanhando a evolução tecnológica, surgiram as caixas registradoras eletrônicas, concentrando-se na operação de registro e totalização das compras efetuadas.

Seu estabelecimento deve aderir a Automação Comercial! O consumidor está cada vez mais exigente. Hoje o cliente quer encontrar uma variedade maior de produtos à sua disposição; deseja ser mais bem atendido e, principalmente, procura sempre preços mais compatíveis. Quase todos os comerciantes já entenderam que a automação comercial pode gerar ótimos resultados em seu negócio. Se você fizer um teste vai perceber que supermercados, lojas de departamento, de calçados, de confecções, entre outros exemplos, estão apresentando excelentes resultados com a utilização da informática.

1. Introdução

A concorrência e o surgimento de novas tecnologias vêm incentivando o aprimoramento do sistema de distribuição das empresas, que tem, na automação comercial, seu grande aliado. Muitas indústrias preocupam-se já algum tempo, em proporcionar agilidade, pontualidade e eficiência na prestação de serviços ao comércio. O conjunto de todos estes fatores, englobando um conceito amplo, denominado “Nível de Serviço”, gera vantagens indiretas que atingem o consumidor. Afinal, a satisfação do cliente é objetivo comum ao intercâmbio indústria e comércio.

Para que este nível tenha um desenvolvimento ideal e desejado, os empresários deverão, no entanto, transpor um grande obstáculo: a ausência de um sistema de informação, que permite, com precisão, a tomada de decisões. Isto só será conseguido, por meio de investimentos maciços, na área de automação comercial. É fundamental que a indústria, consciente da necessidade de atender melhor a seus consumidores finais, invista, com prioridade, em inovações.

Os benefícios que podem advir deste nível de prestação de serviços e a consequente satisfação do consumidor, indicam que a indústria e o comércio, mais do que nunca, precisam caminhar na mesma direção, o que já está acontecendo. A evolução veloz e crescente do número de produtos codificados, sua aceitação e a utilização de um Sistema de Gestão são bons exemplos destas iniciativas conjuntas.

Atualmente, uma série de empresas do varejo, em função das pressões do negócio, tenta desesperadamente reduzir custos. Na maioria dos casos, atingem 50% de sucesso, sendo que o mais importante é a implantação de um programa contínuo de redução de custos, que integre dados á estrutura organizacional da empresa. Para a realização destes projetos, é necessário o uso de metodologias testadas e aprovadas, utilizando-se ferramentas, as quais viabilizam a modelagem do negócio ideal.

O futuro aponta para um estreitamento mais significativo na relação indústria e comércio, num maior conhecimento de suas logísticas e de uma troca cada vez mais aberta de informações. Somente desta maneira os benefícios da automação chegarão, em sua totalidade aos consumidores, visando esta integração, várias empresas têm destinado grandes esforços para transferência eletrônica de informações e em uma administração mais eficaz.

2 - O que é automação comercial?

2.1 - Composições de um projeto básico de automação comercial

O projeto de automação é composto basicamente pela:

1. Identificação das Necessidades
2. Definição do Software e Hardware
3. Treinamento e envolvimento dos usuários
4. Implantação e acompanhamento
5. Manutenção e Suporte

2.2.1 - Identificação das Necessidades

Essa é a tarefa que exige maior empenho da equipe. O mercado oferece vários pacotes prontos, com soluções milagrosas, porém até que ponto essas soluções servirão para a sua empresa?

Nesse momento, é fundamental levantar as necessidades de todos os departamentos / setores da empresa (ou loja). Quais são as informações que a empresa necessita para tomar decisões, tanto na hora da compra de mercadorias, quanto na hora da venda.

O processo de informatização de uma loja pode variar de acordo com a disponibilidade financeira e necessidade de controle da loja. Existem estabelecimentos que se contentam com o simples controle de estoque e de caixa; outros, porém, necessita de um controle de compras integrado com contas a pagar, contabilidade, estoque, distribuição de mercadorias por filiais, controle de recebimento de informações das filiais e centralização Se a empresa possuir filiais tem que identificar como todas as filiais serão implantadas, quais serão os custos, como as informações serão coletadas e/ou centralizadas, quais serão as formas de visualização dessas informações (consultas em telas, relatórios, gráficos, etc.), qual o melhor layout, entre outros detalhes que desencadearão vários processos.

Além da definição desses detalhes, temos que pensar no layout da loja: móveis, formas de atendimento, periféricos, enfim, toda a parafernália envolvida na montagem de uma “nova loja”.

2.2.2 - Definição do Software e do Hardware

Após o detalhamento de todas as necessidades, será possível definir quais serão os equipamentos e os sistemas que serão utilizados.

Nessa hora, é fundamental efetuar um levantamento detalhado dos parceiros e fornecedores que serão contratados, como atendem o mercado, o grau de satisfação dos clientes, os problemas mais corriqueiros, as falhas, as vantagens e as desvantagens de cada um.

As empresas maiores têm um nome a zelar, mas isso não significa que são as melhores. Existem empresas pequenas que possuem soluções excelentes, porém, temos que tomar todos os cuidados e precauções. O porte do parceiro, os equipamentos e o nível de informatização / automatização dependerão das prioridades da empresa, detalhadas durante a fase de definição das necessidades. A informatização poderá ser parcial ou total e o nível de automatização dependerá dos investimentos que serão disponibilizados.

2.2.3 - Treinamento e Envolvimento dos usuários

Para que o processo de automação seja bem sucedido, todos deverão estar envolvidos. É normal a rejeição dos funcionários, pois todos entenderão que a automação será sinônima de demissão. Com o envolvimento e o comprometimento de todos, ficará mais fácil o processo de automação. Nessa etapa, o treinamento do pessoal fará com que os mesmos tornem-se motivados e importantes.

2.2.4 - Implantação e Acompanhamento

A fase de implantação tem que estar sincronizada entre todos os parceiros e fornecedores. A infraestrutura, os móveis, as instalações elétricas e lógicas, os equipamentos, o sistema, enfim, tudo deverá estar pronto e testado para a inauguração do sistema. Após a instalação, o acompanhamento é a peça fundamental, pois nessa fase serão eliminadas todas as possíveis pendências e eliminadas as dúvidas.

3 - Histórico da Automação Comercial no Brasil

O processo de automação comercial no Brasil está crescendo em ritmo frenético. “Quem não se modernizar vai quebrar! “ Com a recessão econômica, os estabelecimentos comerciais, sobretudo os de pequeno e médio porte, têm investido na automação para reduzir custos, baixar preços e facilitar o acesso às ferramentas de gestão. As grandes redes de departamentos e supermercados, estão impulsionando esse mercado e hoje, e o processo da Automação Comercial no Brasil pode ser caracterizada como :

• um fator decisivo para se assegurar a competitividade das empresas de varejo; 
• um fator abrangente que não se restringe ao setor varejista, mas, a partir dele, se estende aos atacadistas, aos fornecedores, aos transportadores, aos bancos, às seguradoras, ao fisco, às agências governamentais de estatística e, agora ao MERCOSUL

O segredo do sucesso é planejamento e organização. A automação trás as soluções na sua medida.

5- Instrumentos Disponíveis Para Automação Comercial

Atualmente, os instrumentos disponíveis para automação comercial em nível de loja são :

• PDV (Ponto de Venda): Utilizados para automatizar as funções dos caixas. Trata-se de um microcomputador (especial ou não), compatível com a arquitetura PC, com periféricos voltados à área de automação comercial, tais como : impressora fiscal, leitor óptico de barras, impressora de cheques, gavetas, teclados com ou sem display e com ou sem slot, torres / display para clientes, enfim, uma máquina que substitui uma caixa registradora aliada a todas as vantagens de um PC. Esse conjunto de equipamentos, acoplados a um balcão na saída de uma loja são também denominados como “Check-out”. Pelo fato de estar interligado ao sistema interno da loja, dependendo do software, os PDV’s poderão baixar o estoque, atualizar os mapas de caixas e gerar dados gerenciais.
• Impressoras de Cheques: Como o próprio nome diz, é uma máquina destinada à impressão de cheques. Podem ser conectadas ou não ao PDV, e nos modelos de PDV mais modernos são parte integrante da impressora de cupom fiscal.
• Leitores ópticos / Scanners: São equipamentos destinados à leitura de código de barras. Existem leitores de mesa ou manuais e podem ser do tipo CCD (charge coupled device - dispositivo de acoplamento por carga, que é projetado para detectar alterações repentinas de tensão) ou Laser que utiliza a emissão de um raio laser de baixa densidade e há captação da reflexão deste raio sobre o código. Existem diversos fabricantes de leitores ópticos com um número significativo de modelos; de acordo com a aplicação, deverá ser escolhido o tipo de leitor a ser utilizado. Assim como o modelo e a capacidade do leitor, os preços variam bastante.
• Modem: É um equipamento (pode ser uma placa - interno ou um hardware externo), que tem como finalidade efetuar uma ponte entre os sinais analógicos (sistema telefônico) e os digitais (computadores). Trabalhamos com premiado sistema de gestão que atende desde a pequena empresa a grandes corporações, com a possibilidade de integração com vários módulos extras (Caixa, gerador de relatórios, integração com loja virtual e muito mais). No que tange a equipamentos atuamos com vasta linha de produtos para automação (leitores, balanças, biometria, acessos, etc.).